Brief là bản tóm tắt thông tin quan trọng về từ khóa, đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động SEO cũng như Content của doanh nghiệp. Vậy để hiểu rõ thêm về brief là gì và những yếu tố tạo nên bản tóm tắt lý tưởng, hãy cùng khám phá thêm bằng cách đọc bài viết dưới đây nhé!
1. Brief trong Marketing là gì?
1.1. Khái niệm Brief
Brief là một tài liệu được khách hàng (Clients) gửi cho doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ marketing (Agency) kèm theo hướng dẫn cách chạy các chiến dịch, dự án marketing. Mục đích của brief là cung cấp thông tin về các phương pháp và quy trình cần tuân theo.
1.2. Tầm quan trọng của Brief trong Marketing
- Cơ sở cho mọi hoạt động marketing: Brief giúp toàn bộ chiến dịch diễn ra trơn tru hơn bằng cách đưa toàn bộ thông tin về mục tiêu, chiến lược và kế hoạch thực hiện cho các bên liên quan.
- Thống nhất thông tin, mục tiêu: Sử dụng brief là một cách xác định và thống nhất các mục tiêu quan trọng nhằm giải quyết các thách thức và vấn đề có thể xảy ra.
- Giúp đo lường hiệu quả: Brief đưa ra các tiêu chuẩn chính xác và rõ ràng để đánh giá sự thành công của các chiến dịch. Điều này làm cho việc theo dõi và đo lường hiệu quả hoạt động của các công ty trở nên dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm thời gian, công sức: Khi dùng Brief, Client và Agency dễ dàng nắm rõ tiến độ, theo dõi các đầu mục và thời gian cần hoàn thành, giúp tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả.
1.3. Lợi ích khi sử dụng Brief
Brief được coi là điểm khởi đầu vững chắc cho một chiến dịch tiếp thị. Điều này nhằm đảm bảo rằng tất cả những người tham gia chiến dịch đều được cập nhật về tất cả các sáng kiến đang hoạt động và chiến thuật đã lên kế hoạch.
- Giúp Agency hiểu rõ yêu cầu của Client và đưa ra giải pháp phù hợp.
- Hạn chế sai sót, chỉnh sửa trong quá trình thực hiện chiến dịch.
- Nâng cao hiệu quả chiến dịch, tiết kiệm chi phí, do mọi mục tiêu, yêu cầu đều đã được thống nhất từ đầu.
2. Phân loại Brief phổ biến hiện nay
2.1. Creative Brief
Đây được coi là bản tóm tắt dữ liệu được tạo bởi Account giúp giám sát nhóm Creative và được Agency sử dụng trong nội bộ. Để giúp nhóm Creative hoàn thành dự án theo cách liền mạch, đổi mới và đột phá nhất có thể, Creative Brief này nhằm mục đích truyền cảm hứng sáng tạo với lượng thông tin phong phú và nhu cầu cụ thể.
Sau đây là nội dung chính của Creative Brief:
- Job Description: Cung cấp thông tin chi tiết về công việc cụ thể.
- Target Audience: Thông tin về nhóm khách hàng mục tiêu.
- SMP (Single – Minded – Proposition): Đặc điểm nổi bật nhất của sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến người mua.
- Key Response: Hành động dự định của khách hàng sau chiến dịch.
- Budget: Ngân sách của chiến dịch.
2.2. Communication Brief
Đây là một bản Brief sâu rộng mà các Agency đã chuẩn bị cho Client. Họ thường sử dụng các câu hỏi 5W1H (Cái gì, Ở đâu, Tại sao, Ai, Khi nào và Như thế nào) để phát triển các bản Communication Brief. Để làm rõ mục tiêu, thông tin về thương hiệu, hàng hóa, dịch vụ sẽ dựa trên 5W1H.
Thông thường, một bản Communication Brief toàn diện bao gồm các thành phần như:
- Project: Mục tiêu thực hiện dự án
- Client: Khách hàng
- Brand: Chi tiết về mặt hàng và nhãn hiệu…
- Project description: Nêu rõ những gì cần phải làm và cách thức thực hiện.
- Brand background: Bao gồm thông tin chi tiết về đối thủ cạnh tranh trên thị trường và nền tảng phát triển.
- Objectives: Mục tiêu tiếp thị của dự án.
- Target Audience: Thông tin về đối tượng mục tiêu mà Client cần biết.
- Coverage: Xác định khu vực nơi công việc phải được thực hiện.
- Budget: Ngân sách của Communication Brief
- Timing: Phân bổ thời gian hợp lý.
2.3. Project Brief
Thông thường, các chiến lược của ngành công nghệ thông tin mới cần sử dụng các Project Brief. Trong Project Brief thường bao gồm mục tiêu, thông số kỹ thuật và hướng dẫn. Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đồng bộ, thông tin tập trung vào các vấn đề kỹ thuật như lịch trình, sản phẩm bàn giao, thời gian biểu, hậu cần, v.v.
Trong trường hợp một đối tác hoặc thành viên trong nhóm không thể đi đúng hướng, mọi người cũng thường xuyên xây dựng một kế hoạch dự phòng. Bằng cách này, Agency có thể xác định lĩnh vực nào cần tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn đã thiết lập và lĩnh vực nào cho phép thử nghiệm.
Project Brief được thực hiện khi thanh toán cho các dịch vụ hoặc phụ kiện của sản phẩm thông qua nhà cung cấp trung gian
3. Cách viết Brief chuẩn
3.1. Yếu tố cần có trong Brief
- Ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, tránh thuật ngữ chuyên ngành
Sẽ là thiếu chuyên nghiệp nếu nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một Brief. Người nhận sẽ bối rối về thông tin, đồng thời việc đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu sẽ trở nên khó khăn. Các ý tưởng và mục tiêu cốt lõi của Brief phải được trình bày dưới dạng cô đọng và được tổ chức tốt.
Việc giới thiệu ngắn gọn về mục tiêu là rất quan trọng. Do đó, văn bản nên tập trung vào vấn đề cần giải quyết, chiến lược thực hiện và các mối quan tâm liên quan đến tên, hàng hóa và dịch vụ của công ty.
- Mục tiêu rõ ràng, cụ thể, đo lường được (SMART)
Agency cần thực hiện nghiên cứu và phân tích thị trường chuyên sâu để soạn thảo Brief một cách lý tưởng nhất. Hãy chắc chắn rằng bạn đã xác định được mục tiêu phù hợp cần truyền đạt để thiết lập cụ thể và kế hoạch chi tiết.
Các mục tiêu chính của dự án cần phải được nêu trong Brief. Sau đó, người thực hiện có thể chỉ cần theo dõi nội dung và thực hiện theo cách tốt nhất có thể nhờ vào Brief.
- Thông tin đầy đủ các bên liên quan (client, agency, team…)
Sự rõ ràng về ai là người “lái thuyền” và ai là người chịu trách nhiệm trong trường hợp xảy ra sự cố là rất quan trọng trong một bản Brief ngắn gọn và đặc biệt.
Khi các bên liên quan của dự án không được xác định trong Brief, các thành viên trong nhóm có thể không biết phải liên hệ với ai. Vì vậy, bạn nên điền đầy đủ thông tin cần thiết để tránh lãng phí thời gian và công sức. Đảm bảo rằng các bên quan trọng sẽ tham gia vào quy trình này đều được xác định và đưa vào từng phần của Brief.
- Phân tích chi tiết sản phẩm/dịch vụ (USP, lợi ích…)
Bạn cần nhận thức được những thách thức xung quanh sản phẩm hoặc dịch vụ của mình như số lượng các loại sản phẩm có sẵn, phản hồi của người tiêu dùng, v.v., để phát triển một kế hoạch tiếp thị thành công.
Sau đó, sử dụng thông tin bạn thu thập được, tổ chức các cuộc họp để brainstorm, thảo luận và xác định cách triển khai kế hoạch truyền thông tiếp thị hấp dẫn và thành công cho đối tượng mục tiêu của bạn.
- Phân tích đối thủ cạnh tranh (điểm mạnh, điểm yếu…)
Nhiều người có thể đã bỏ bê đối thủ cạnh tranh chỉ quan tâm xây dựng nội dung tỉ mỉ, sản phẩm chất lượng cao và hình ảnh bắt mắt. Bạn cần đảm bảo chiến dịch vượt trội so với đối thủ nếu muốn chiến dịch thành công.
Do đó, điều cần thiết là phải nghiên cứu kỹ lưỡng các đối thủ của bạn trong cùng ngành để hiểu campaign của họ cũng như đánh giá và xem xét kỹ lưỡng campaign của chính bạn để phát triển hiệu quả hơn.
- Thời gian (Deadline) hợp lý, khả thi
Client phải cung cấp khung thời gian hợp lý cho cả hai và thời hạn rõ ràng khi nộp Brief của các Agency. Đây sẽ là một thách thức đối với Agency trong việc đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch ngay lập tức vì họ phục vụ đồng thời một số lượng lớn khách hàng.
- Dự toán ngân sách chi tiết (phân bổ rõ ràng)
Khi đưa các chiến lược tiếp thị vào thực tế, ngân sách là điều cực kỳ cần thiết. Người soạn Brief cần đề phòng các dấu hiệu tài chính tiềm ẩn để tránh trường hợp xấu nhất. Trong trường hợp vô tình có sự cố xảy ra, Agency vẫn có thể phản ứng nhanh chóng và không cản trở tiến độ công việc.
3.2. Quy trình sử dụng Brief
3.2.1. Bước 1: Client cung cấp Brief
Sau khi đã biết Brief là gì, Client cần cung cấp cho Agency một bản Brief gồm đầy đủ các nội dung dưới đây:
- Bối cảnh doanh nghiệp.
- Chân dung khách hàng mục tiêu.
- Thông tin sản phẩm/dịch vụ.
- Thông điệp truyền tải.
- Mục tiêu dự án.
- Vấn đề, đối thủ cạnh tranh.
- Ngân sách, hoạt động.
3.2.2. Bước 2: Agency lên kế hoạch
Trong trường hợp Agency đã nhận được Brief từ Client, các bộ phận trong công ty phải lên kế hoạch tổng quan, ý tưởng, ngân sách và nền tảng cụ thể để thực thi được mục tiêu mà Client đưa ra.
3.2.3. Bước 3: Trao đổi, thống nhất và điều chỉnh brief (nếu cần)
Trong quá trình thực hiện, triển khai Brief, Client và Agency cần trao đổi thường xuyên để thống nhất và đảm bảo quy trình đang thực hiện theo đúng kế hoạch. Nếu có bất kỳ sự cố không mong muốn nào xảy ra, hai bên có thể điều chỉnh lại Brief nếu cần.
3.2.4. Bước 4: Triển khai dự án theo bản brief đã được phê duyệt
Nếu kế hoạch đã được Client phê duyệt, Agency sẽ tiến hành sản xuất nội dung, hình ảnh, video, MV theo yêu cầu. Để đạt hiệu quả cao nhất, Agency cần cụ thể hoá kế hoạch để tối ưu cách tiếp cận khách hàng tiềm năng và ngân sách dự án.
4. Tham khảo mẫu Brief Marketing
4.1. Creative Brief
4.2. Communication Brief
4.3. Project Brief
5. Một số câu hỏi liên quan
5.1. Làm sao để viết Brief hiệu quả, thu hút agency?
Cách viết Brief hiệu quả để thu hút Agency tốt nhất là bạn cần phải hiểu rõ nhu cầu, mục tiêu của chiến dịch, kết quả cần đạt được và phải truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, thống nhất đến đối tượng khách hàng mục tiêu.
5.2. Viết brief TVC quảng cáo như thế nào mới đúng chuẩn?
Viết brief TVC chuẩn là truyền tải đầy đủ, súc tích insight khách hàng, thông điệp muốn gửi gắm và mục tiêu quảng cáo, từ đó làm kim chỉ nam cho ekip sản xuất. Một brief hiệu quả cần rõ ràng, dễ hiểu, truyền cảm hứng và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về ngân sách, timeline, đối tượng mục tiêu,… cho quá trình sản xuất TVC diễn ra thuận lợi.
Trên đây là thông tin về định nghĩa Brief là gì và một số vai trò quan trọng của Brief là tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả chiến dịch một cách đáng kể. Do đó, nếu bạn đang làm hoặc có dự định làm trong lĩnh vực Marketing, nên tập cách đọc và sử dụng Brief để tối ưu công việc.
Xem thêm:
- Quy trình sản xuất TVC quảng cáo chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh
- Kế hoạch tung TVC mới chi tiết A-Z hiệu quả, chuyên nghiệp
- Cách làm TVC hoạt hình với video animation cực đơn giản cho người mới
